Case New Expo
Quando crescimento exige organizar a empresa antes de acelerar.
Como a Arcantis estruturou processos, papéis, governança e operação comercial em uma empresa que cresceu mais rápido do que a própria estrutura.
Contexto
- Cliente
- New Expo
- Frente
- Estruturação empresarial e operação comercial
- Capacidade
- Processos, Tecnologia & Execução
Contexto
A empresa cresceu em complexidade antes de crescer em estrutura.
Diferentes frentes e unidades operavam com padrões próprios e pouca visibilidade comum.
A operação reunia diferentes serviços e unidades, com volume e complexidade crescentes.
O diagnóstico encontrou processos pouco formalizados, papéis sobrepostos, ausência de indicadores e informação espalhada entre pessoas e planilhas.
Do lado comercial, o CRM existia sem a arquitetura de gestão necessária para sustentar pipeline, dados e acompanhamento.
Desafio
Construir um modelo de gestão que não dependa da urgência.
Estruturar a operação e transformar o CRM em infraestrutura de gestão comercial.
- 01
Mapear e padronizar processos
- 02
Clarificar papéis e estrutura
- 03
Definir indicadores e leitura de performance
- 04
Consolidar ferramentas e base de dados
- 05
Instalar governança e rotinas de gestão
- 06
Estruturar a operação comercial e o CRM
Diagnóstico Arcantis
Quando urgência substitui processo, a empresa passa a ser gerida pelo que aparece e não pelo que foi decidido.
Sem essa cadeia, a gestão permanece reativa mesmo com mais pessoas e mais ferramentas.
- 01
Processo
Como cada frente executa, documentado e padronizado.
- 02
Papéis
Quem decide, quem executa e quem responde por resultado.
- 03
Dados
Base única no lugar de informação espalhada.
- 04
Sistema
CRM configurado a partir do processo comercial.
- 05
Indicadores
Leitura comum de performance e criticidade.
- 06
Governança
Rituais de priorização, reporte e decisão.
Gargalos identificados
Quatro gargalos sustentavam a gestão reativa.
Eles apareciam ao mesmo tempo na operação e no comercial.
- 01
Processos sem padrão
Ausência de mapeamento, manuais e playbooks, com etapas e fornecedores pouco padronizados.
- 02
Papéis sobrepostos
Estrutura e responsabilidades pouco claras, com sobrecarga concentrada em poucas pessoas.
- 03
Ausência de indicadores e rituais
Sem metas, KPIs, priorização e reporte, a criticidade só era percebida quando virava problema.
- 04
Dados e CRM fragmentados
Informação espalhada, sem base única nem ferramenta consolidada para sustentar a gestão.
Intervenção
O trabalho começou pelo diagnóstico por pilares.
Da leitura da operação ao playbook comercial, com implementação acompanhada.
- 01Diagnosticar
Leitura por pilares
Processos, estrutura, performance, ferramentas, governança e cultura.
- Diagnóstico operacional
- Planos de ação priorizados
- 02Estruturar
Processos e papéis
Padrão de execução documentado e responsabilidades explícitas.
- Processos mapeados
- Organograma e papéis
- Manuais e padrões
- 03Instrumentar
CRM, dados e indicadores
Sistema comercial configurado a partir do processo e alimentado por base organizada.
- Pipeline, campos e automações
- Migração e limpeza de dados
- Dashboards e KPIs
- 04Implementar
Sales Ops e playbook
Rotina comercial obrigatória, cadências e treinamento dos times.
- Playbook de vendas
- Treinamento
- Rotina de Sales Ops
- 05Sustentar
Governança e monitoramento
Rituais de priorização, reporte e ajuste contínuo do modelo.
- Rituais de gestão
- Análise de performance
- Ajustes de rotina
Antes de acelerar, a empresa precisava saber quem decide o quê, com que processo e com qual informação.
O que ficou
O que ficou documentado.
Artefatos produzidos no projeto e mantidos pela empresa.
Diagnóstico
Leitura por pilares e plano de ação
Mapa dos gargalos por frente e sequência priorizada de correções.
Operação
Processos e responsabilidades
Fluxos padronizados, estrutura de papéis e materiais de apoio à execução.
Comercial
CRM, dashboards e playbook
Pipeline configurado, base organizada, indicadores e padrão de venda documentado.
Amostras dos artefatos são disponibilizadas sob solicitação, respeitando a confidencialidade do cliente.
Antes × Depois
O que mudou no padrão de operação.
A mudança é de modelo de gestão, sem atribuir ganho quantitativo não medido.
Antes
Depois
- Operação reativa
- Rotinas e governança definidas
- Processos na prática individual
- Processos documentados e playbooks
- Papéis sobrepostos
- Responsabilidades mais claras
- Base de dados dispersa
- Pipeline, campos e dados organizados
- Performance sem leitura comum
- KPIs e dashboards compartilhados
- Priorização por urgência
- Priorização por critério e reporte
Resultados
O que ficou implementado.
Sem atribuir ganho quantitativo que não foi medido.
A implementação consolidou um padrão de gestão e execução: processos documentados, papéis definidos, CRM configurado, dados organizados, dashboards, rituais de governança e playbook comercial em uso. Não há, no material analisado, medição de ganho quantitativo associada ao projeto.
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